Organizar Cursos de Verano a través de una Web

Hace unos años mi amigo Pedja me puso en contacto con el músico Thomas Riebl que organiza cada verano unos cursos para estudiantes de música en la pequeña localidad de Bad Leonfelden. Los cursos ya tenían una marca propia definidos por la imagen de una vieja viola y la letra que conforma el logotipo. Se integraron estos elementos en la nueva Web para ser consistentes con la marca. El resultado es la Web de la academia internacional de verano Bad Leonfelden.

La nueva Web debía permitir a Thomas y a sus colaboradores cambiar la información de un modo sencillo. Cada año hay que añadir nuevos profesores. Los profesores son músicos y se presenta una foto de ellos y su biografía. A veces, ésta contiene enlaces a su propia página Web. Toda esta información se puede cambiar desde el panel de administración sin asistencia de un programador.

Formulario de inscripción de los cursos de verano

Formuarlio de inscripción de los cursos de verano

Así mismo, se añaden las fechas, precios y nombres de los nuevos cursos. Los asistentes pueden elegir que cursos quieren asistir en el formulario de inscripción. Así mismo, pueden elegir el régimen de alojamiento (pensión completa, media pensión, desayuno). El precio de los regímenes de alojamiento se fija en el panel de administración. Es decir puede cambiar cada año.

Formulario de inscripción

Para hacer el formulario lo más accesible se divide en partes. Por una parte la información personal, por otra parte la información específica sobre la formación músical de los asistentes. Por ejemplo, Thomas pregunta los estudiantes cual ha sido su profesor, si ya se conocen previamente, el repertorio que desean ensayar etc.

En la última parte del formulario el estudiante puede elegir el curso al que quiere asistir así como el tipo de alojamiento. También se muestra un resumen del coste del curso.

El proceso de inscripción tiene varias etapas:

Proceso de Inscripción

1. El usuario pulsa el botón de inscripción
2. La aplicación Web manda un email automáticamente al usuario para confirmar que la dirección de email facilitada es realmente de su propiedad. Dentro de este email hay un enlace que dirige a una Web que valida su dirección de email.
3. Al pulsar el enlace de confirmación se confirma su inscripción al curso. Hasta que esto no sucede, la inscripción aparece como no confirmada en el panel de administración.
4. Al confirmar la inscripción el panel de administración envía automaticamente un email con los datos que facilito durante la inscripción confirmando al estudiante que su inscripción ha sido aceptada.

Idiomas

La web se ofrece tanto en ingles como en alemán. En la entrada Web en varios idiomas describía está característica.

Ofrecer una copia exacta o una versión algo diferente

En principio podemos pensar que un portal Web en varios idiomas debe estar compuesto por varias replicas del mismo contenido. Sólo que traducido. Es decir que nuestro visitante va a tener la misma experiencia en nuestro portal independientemente del idioma en el que navegue. El portal que construí para los cursos de verano en Bad Leonfelden (Austria) es un ejemplo de esto. El menú de navegación permite cambiar entre la versión en ingles o alemán en todo momento. Más aún, el portal nos mantiene en el mismo punto en el que decidimos cambiar de idioma. Es decir, si estoy en la página de información y decido cambiar el idioma a alemán. El portal mostrará la página de información sólo que en alemán. Esta es la solución técnicamente más compleja. Requiere un gestor de contenidos (CMS) que soporte varios idiomas para cada página de nuestro portal. Sin embargo, otro factor importante es que la persona encargada de la gestión del portal, la más importante para éxito de una Web, deber ser capaz de cambiar y añadir el contenido en varios idiomas.

Panel de administración

La magia de la aplicación está en el panel de administración. Desde el mismo se pueden ver los estudiantes inscritos en los diferentes cursos. Se puede ver si estos han validado su email o no. Por cada estudiante podemos ver los emails que le hemos enviado. Podemos borrar una inscripción. A veces, un estudiante cancela una inscripción tras realizar el pago de una señal ya que por diversos motivos no puede finalmente asistir. No queremos borrar su inscripción pero queremos marcarla de algún modo para saber que este estudiante no asistirá a los cursos. En el panel de administración podemos marcar una inscripción como cancelada.

Exportar información

Lista de Inscripciones en el panel de administración.
Se pueden descargar como un archivo Excel.

Podemos descargar todas las inscripciones como una hoja de calculo Excel. Esto permite, por ejemplo, preparar un listado para controlar la asistencia de lo estudiantes a las clases del curso, imprimir el listado con ciertas modificacioes y facilitar el mismo a los profesores.

Email

Es habitual mandar el mismo email a todos o varios asistentes del curso. Por ejemplo, un recordatorio de pago. Se ha creado un sistema de plantillas. Que permiten el uso de parametros de sustitución dentro de estas plantillas. Estos parámetros son automaticamente reemplazados por los datos del estudiante con el que queremos comunicarnos. Por ejempo, podemos crear una plantilla llamada recordatorio de pago. En la misma podemos usar los parametros "nombre", "apellidos" y "fecha de inscripción". Cuando pulsemos en crear un email con la plantilla "recodatorio de pago" los parametros se substituiran automaticamente por los datos del estudiante. El uso de plantillas reduce el tiempo empleado en la comunicación con los estudiantes del curso.

Pagos

El sistema permite almacenar los pagos realizados por los estudiantes y los emails enviados a los mismos

El sistema permite almacenar los pagos que los estudiantes vayan realizando desde el panel de administración. Más aún, el sistema permite la creación de diferente categorías de pago. Por ejemplo, "Fianzas", "Inscripción", "Alojamiento". En la ficha de inscripción de un alumno veremos los diferentes pagos que haya realizado. Más aún se pueden exportar todos los pagos como hoja de excel.

Etiquetas: Course, Event Organization, ISBL, Portafolio

AUDIOBOOK: La chica que soñaba con una cerilla y un bidón de gasolina

Acabo de terminar el segundo libro de la saga Millenium; The Girl who played with fire. El personaje de Lisbeth Salendar es realmente fascinante. Ví la película de la primera parte en el cine. No se porque razón en castellano se título "El hombre que odiaba a las mujeres" cuando el libro se llama The girl with the dragon tatoo. Cosas del marketing que no alcanzo a comprender. La película es sueca. A mi me gusto bastante. Es un poquito explicita en la escenas más duras. Pero tras leer o mejor dicho escuchar ambos libros es necesario recrear la dureza para dotar al personaje de Lisbeth de personalidad. Creo que se va a hacer un remake con Daniel Craig en el reparto. Tras ver la película me decidí a escuchar ambos libros. Estoy suscrito a Audible y elegí escucharlos narrados por Simon Vance.
Estoy deseando escuchar el último libro. No obstante, no puedo comprarlo desde Europa. Al parecer Random House Audio, la editora, no permite la venta por ahora. No entiendo la lógica de vender las dos primeras ediciones y ahora prohibir la tercera. Las grandes multinacionales de la música, el libro y el cine se merecen la piratería por su ineptitud para permitir a los usuarios comprar su contenido donde sea que nos encontremos y en el idioma que queremos.
Si no habéis escuchado todavía un audio libro, ambos son excelentes oportunidades para comenzar. Yo escucho muchas veces mientras voy en el coche, desayuno o recojo cosas.

Etiquetas: audiobook

Como organizar un congreso a través de una página Web

A la hora de organizar un congreso y crear una Web para el mismo hay que tener en cuenta los siguientes temas:

Información

Hay que ofrecer información sobre el evento de un modo sencillo. ¿Dónde va a tener lugar? ¿Cómo llegar al recinto? ¿Hay medios de transporte públicos? ¿En que fechas? ¿Que ponentes participan? ¿Cuánto cuesta la asistencia?. Obviamente elegir la ubicación, la fecha, seleccionar y convencer a los ponentes es clave en el éxito del evento. Debemos elegir un nombre y crear un logotipo para el mismo. Si tenemos la intención de repetir el evento en años sucesivos es una buena idea buscar un logotipo que integre los dos dígitos del año. De modo que sea fácil actualizarlo para el año siguiente.

Inscripciones

Formulario de Inscripción en la Página del I congreso José Herrera Petere

Hay que facilitar el proceso de inscripción. El proceso tiene que ser sencillo y claro. Si la asistencia al evento no es gratuita, el precio debe ser mencionado claramente. Así mismo, si tenemos descuentos en el precio debemos mencionar esto también. Por ejemplo, los estudiantes tiene un descuento. Esto debe verse claramente en la información y el proceso de inscripción. El modo en el que se debe probar la pertenencia a uno de estos grupos debe también figurar claramente en la Web. Por ejemplo, si para probar la condición de estudiante es necesaria una copia de la matrícula del último año.

Las inscripciones se pueden realizar mediante un formulario dentro de la misma Web. Es conveniente que el formulario recoja la dirección de email del usuario. De este modo creamos una base de datos de usuarios con potencial interés en eventos similares en un futuro. Podemos enviar estas campañas mediante emails en HTML por ejemplo. El formulario, automáticamente, debe enviar un email de confirmación al usuario para confirmar que la inscripción se ha realizado con éxito.

Gestión de alojamientos

Hay que facilitar el alojamiento a las personas que vienen a nuestro evento. Por ello es conveniente presentar a los visitantes con un listado de hoteles. Más aún a menudo los hoteles ofrecen descuentos si se recomiendan como destino para los asistentes a un determinado evento. Es decir, es tarea del organizador masticar previamente la oferta hotelera. Si hemos negociado los diferentes precios por habitaciones con varios hoteles se puede incluir esta información en formulario de inscripción. Permitiendo a los visitantes registrase en el congreso y contratar alojamiento de un modo sencillo y rápido. Es importante poder guardar en la ficha de inscripción dentro del panel de administración del gestor del congreso el hotel en el que el asistente va a permanecer, aún cuando no gestionemos el alojamiento de los asistentes.

Gestión de comunicaciones

El comite científico puede descarga las comunicaciones subidas por los asistentes y marcarlas como aceptadas o rechazadas

A menudo las conferencias con naturaleza académica tienen un periodo temporal donde se aceptan comunicaciones. Estas comunicaciones son entonces revisadas por un comité científico. El conjunto de comunicaciones aceptadas se entrega a menudo a los asistentes en forma de libro. Muchos de los comunicantes presentan sus comunicaciones en forma de ponencia. Aunque también hay ponentes que no son comunicantes. Para el envío de comunicaciones se puede crear un área dentro de la Web, protegida por credenciales, donde un usuario pueda subir una comunicación comprar el grado de aceptación de la misma. Los miembros del comité científico deben tener la posibilidad de etiquetar una ponencia como aceptada o rechazada. Para ello la Web permitirá a los miembro del comité la descarga de las comunicaciones.

Programa del Congreso

Es fácil crear el programa de la conferencia y publicarlo en la Web, en un dispositivo móvil o imprimirlo

Es fácil crear el programa de la conferencia y publicarlo en la Web, en un dispositivo móvil o imprimirlo. El programa del congreso debe detallar de un modo breve y conciso las diferentes sesiones, la temática de las mismas, el ponente encargado de llevarlas a cabo y el lugar donde se realizarán. Es común que dentro de un congreso haya varias sesiones en paralelo dentro de un mismo recinto. Por lo que debe quedar clara la ubicación de las diferentes habitaciones de la sala de convenciones. Esta información puede ser presentada de un modo tabular. Es conveniente que la visualización de la Web o al menos de la parte del programa se adecue para dispositivos móviles. Muchos de los visitantes del congreso consultarán a última hora o entres sesiones la siguiente ponencia que quiere escuchar. También es interesante usar una hoja de estilos para adecuar la impresión de la Web del congreso. Ya que es posible que muchos de los visitantes de la Web quieran imprimir bien el programa o las indicaciones sobre la ubicación del recinto de congresos.

Usar una Web y una panel de administración para la organización de un congreso reduce el flujo de emails y documentos externos que tenemos que mantener. Este tipo de Web fue creada para el primer congreso internacional Vanguardia y Exilio: Jose Herrera Petere que se celebro los días 30 y 31 de Octubre de 2009 en Guadalajara. Si quiere crear una Web para su congreso no dude en consultarme.

Etiquetas: conference, congress