Como organizar un congreso a través de una página Web

A la hora de organizar un congreso y crear una Web para el mismo hay que tener en cuenta los siguientes temas:

Información

Hay que ofrecer información sobre el evento de un modo sencillo. ¿Dónde va a tener lugar? ¿Cómo llegar al recinto? ¿Hay medios de transporte públicos? ¿En que fechas? ¿Que ponentes participan? ¿Cuánto cuesta la asistencia?. Obviamente elegir la ubicación, la fecha, seleccionar y convencer a los ponentes es clave en el éxito del evento. Debemos elegir un nombre y crear un logotipo para el mismo. Si tenemos la intención de repetir el evento en años sucesivos es una buena idea buscar un logotipo que integre los dos dígitos del año. De modo que sea fácil actualizarlo para el año siguiente.

Inscripciones

Formulario de Inscripción en la Página del I congreso José Herrera Petere

Hay que facilitar el proceso de inscripción. El proceso tiene que ser sencillo y claro. Si la asistencia al evento no es gratuita, el precio debe ser mencionado claramente. Así mismo, si tenemos descuentos en el precio debemos mencionar esto también. Por ejemplo, los estudiantes tiene un descuento. Esto debe verse claramente en la información y el proceso de inscripción. El modo en el que se debe probar la pertenencia a uno de estos grupos debe también figurar claramente en la Web. Por ejemplo, si para probar la condición de estudiante es necesaria una copia de la matrícula del último año.

Las inscripciones se pueden realizar mediante un formulario dentro de la misma Web. Es conveniente que el formulario recoja la dirección de email del usuario. De este modo creamos una base de datos de usuarios con potencial interés en eventos similares en un futuro. Podemos enviar estas campañas mediante emails en HTML por ejemplo. El formulario, automáticamente, debe enviar un email de confirmación al usuario para confirmar que la inscripción se ha realizado con éxito.

Gestión de alojamientos

Hay que facilitar el alojamiento a las personas que vienen a nuestro evento. Por ello es conveniente presentar a los visitantes con un listado de hoteles. Más aún a menudo los hoteles ofrecen descuentos si se recomiendan como destino para los asistentes a un determinado evento. Es decir, es tarea del organizador masticar previamente la oferta hotelera. Si hemos negociado los diferentes precios por habitaciones con varios hoteles se puede incluir esta información en formulario de inscripción. Permitiendo a los visitantes registrase en el congreso y contratar alojamiento de un modo sencillo y rápido. Es importante poder guardar en la ficha de inscripción dentro del panel de administración del gestor del congreso el hotel en el que el asistente va a permanecer, aún cuando no gestionemos el alojamiento de los asistentes.

Gestión de comunicaciones

El comite científico puede descarga las comunicaciones subidas por los asistentes y marcarlas como aceptadas o rechazadas

A menudo las conferencias con naturaleza académica tienen un periodo temporal donde se aceptan comunicaciones. Estas comunicaciones son entonces revisadas por un comité científico. El conjunto de comunicaciones aceptadas se entrega a menudo a los asistentes en forma de libro. Muchos de los comunicantes presentan sus comunicaciones en forma de ponencia. Aunque también hay ponentes que no son comunicantes. Para el envío de comunicaciones se puede crear un área dentro de la Web, protegida por credenciales, donde un usuario pueda subir una comunicación comprar el grado de aceptación de la misma. Los miembros del comité científico deben tener la posibilidad de etiquetar una ponencia como aceptada o rechazada. Para ello la Web permitirá a los miembro del comité la descarga de las comunicaciones.

Programa del Congreso

Es fácil crear el programa de la conferencia y publicarlo en la Web, en un dispositivo móvil o imprimirlo

Es fácil crear el programa de la conferencia y publicarlo en la Web, en un dispositivo móvil o imprimirlo. El programa del congreso debe detallar de un modo breve y conciso las diferentes sesiones, la temática de las mismas, el ponente encargado de llevarlas a cabo y el lugar donde se realizarán. Es común que dentro de un congreso haya varias sesiones en paralelo dentro de un mismo recinto. Por lo que debe quedar clara la ubicación de las diferentes habitaciones de la sala de convenciones. Esta información puede ser presentada de un modo tabular. Es conveniente que la visualización de la Web o al menos de la parte del programa se adecue para dispositivos móviles. Muchos de los visitantes del congreso consultarán a última hora o entres sesiones la siguiente ponencia que quiere escuchar. También es interesante usar una hoja de estilos para adecuar la impresión de la Web del congreso. Ya que es posible que muchos de los visitantes de la Web quieran imprimir bien el programa o las indicaciones sobre la ubicación del recinto de congresos.

Usar una Web y una panel de administración para la organización de un congreso reduce el flujo de emails y documentos externos que tenemos que mantener. Este tipo de Web fue creada para el primer congreso internacional Vanguardia y Exilio: Jose Herrera Petere que se celebro los días 30 y 31 de Octubre de 2009 en Guadalajara. Si quiere crear una Web para su congreso no dude en consultarme.

Etiquetas: conference, congress