Organizar Cursos de Verano a través de una Web

Hace unos años mi amigo Pedja me puso en contacto con el músico Thomas Riebl que organiza cada verano unos cursos para estudiantes de música en la pequeña localidad de Bad Leonfelden. Los cursos ya tenían una marca propia definidos por la imagen de una vieja viola y la letra que conforma el logotipo. Se integraron estos elementos en la nueva Web para ser consistentes con la marca. El resultado es la Web de la academia internacional de verano Bad Leonfelden.

La nueva Web debía permitir a Thomas y a sus colaboradores cambiar la información de un modo sencillo. Cada año hay que añadir nuevos profesores. Los profesores son músicos y se presenta una foto de ellos y su biografía. A veces, ésta contiene enlaces a su propia página Web. Toda esta información se puede cambiar desde el panel de administración sin asistencia de un programador.

Formulario de inscripción de los cursos de verano

Formuarlio de inscripción de los cursos de verano

Así mismo, se añaden las fechas, precios y nombres de los nuevos cursos. Los asistentes pueden elegir que cursos quieren asistir en el formulario de inscripción. Así mismo, pueden elegir el régimen de alojamiento (pensión completa, media pensión, desayuno). El precio de los regímenes de alojamiento se fija en el panel de administración. Es decir puede cambiar cada año.

Formulario de inscripción

Para hacer el formulario lo más accesible se divide en partes. Por una parte la información personal, por otra parte la información específica sobre la formación músical de los asistentes. Por ejemplo, Thomas pregunta los estudiantes cual ha sido su profesor, si ya se conocen previamente, el repertorio que desean ensayar etc.

En la última parte del formulario el estudiante puede elegir el curso al que quiere asistir así como el tipo de alojamiento. También se muestra un resumen del coste del curso.

El proceso de inscripción tiene varias etapas:

Proceso de Inscripción

1. El usuario pulsa el botón de inscripción
2. La aplicación Web manda un email automáticamente al usuario para confirmar que la dirección de email facilitada es realmente de su propiedad. Dentro de este email hay un enlace que dirige a una Web que valida su dirección de email.
3. Al pulsar el enlace de confirmación se confirma su inscripción al curso. Hasta que esto no sucede, la inscripción aparece como no confirmada en el panel de administración.
4. Al confirmar la inscripción el panel de administración envía automaticamente un email con los datos que facilito durante la inscripción confirmando al estudiante que su inscripción ha sido aceptada.

Idiomas

La web se ofrece tanto en ingles como en alemán. En la entrada Web en varios idiomas describía está característica.

Ofrecer una copia exacta o una versión algo diferente

En principio podemos pensar que un portal Web en varios idiomas debe estar compuesto por varias replicas del mismo contenido. Sólo que traducido. Es decir que nuestro visitante va a tener la misma experiencia en nuestro portal independientemente del idioma en el que navegue. El portal que construí para los cursos de verano en Bad Leonfelden (Austria) es un ejemplo de esto. El menú de navegación permite cambiar entre la versión en ingles o alemán en todo momento. Más aún, el portal nos mantiene en el mismo punto en el que decidimos cambiar de idioma. Es decir, si estoy en la página de información y decido cambiar el idioma a alemán. El portal mostrará la página de información sólo que en alemán. Esta es la solución técnicamente más compleja. Requiere un gestor de contenidos (CMS) que soporte varios idiomas para cada página de nuestro portal. Sin embargo, otro factor importante es que la persona encargada de la gestión del portal, la más importante para éxito de una Web, deber ser capaz de cambiar y añadir el contenido en varios idiomas.

Panel de administración

La magia de la aplicación está en el panel de administración. Desde el mismo se pueden ver los estudiantes inscritos en los diferentes cursos. Se puede ver si estos han validado su email o no. Por cada estudiante podemos ver los emails que le hemos enviado. Podemos borrar una inscripción. A veces, un estudiante cancela una inscripción tras realizar el pago de una señal ya que por diversos motivos no puede finalmente asistir. No queremos borrar su inscripción pero queremos marcarla de algún modo para saber que este estudiante no asistirá a los cursos. En el panel de administración podemos marcar una inscripción como cancelada.

Exportar información

Lista de Inscripciones en el panel de administración.
Se pueden descargar como un archivo Excel.

Podemos descargar todas las inscripciones como una hoja de calculo Excel. Esto permite, por ejemplo, preparar un listado para controlar la asistencia de lo estudiantes a las clases del curso, imprimir el listado con ciertas modificacioes y facilitar el mismo a los profesores.

Email

Es habitual mandar el mismo email a todos o varios asistentes del curso. Por ejemplo, un recordatorio de pago. Se ha creado un sistema de plantillas. Que permiten el uso de parametros de sustitución dentro de estas plantillas. Estos parámetros son automaticamente reemplazados por los datos del estudiante con el que queremos comunicarnos. Por ejempo, podemos crear una plantilla llamada recordatorio de pago. En la misma podemos usar los parametros "nombre", "apellidos" y "fecha de inscripción". Cuando pulsemos en crear un email con la plantilla "recodatorio de pago" los parametros se substituiran automaticamente por los datos del estudiante. El uso de plantillas reduce el tiempo empleado en la comunicación con los estudiantes del curso.

Pagos

El sistema permite almacenar los pagos realizados por los estudiantes y los emails enviados a los mismos

El sistema permite almacenar los pagos que los estudiantes vayan realizando desde el panel de administración. Más aún, el sistema permite la creación de diferente categorías de pago. Por ejemplo, "Fianzas", "Inscripción", "Alojamiento". En la ficha de inscripción de un alumno veremos los diferentes pagos que haya realizado. Más aún se pueden exportar todos los pagos como hoja de excel.

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